How to Verify a Vietnamese Supplier (Without Flying There)

Thời gian đọc: 7 phút

1. Tại sao phần lớn các vụ gian lận của nhà cung cấp Việt Nam lại là vấn đề liên quan đến danh tính

Theo báo cáo của..., năm 2023, Việt Nam đã xuất khẩu với tổng giá trị khoảng 355 tỷ USD, Cục Thống kê Việt Nam, trải rộng trên hơn 900.000 doanh nghiệp đã đăng ký. Đối với một bên mua quốc tế, điều khó khăn không phải là tìm được một nhà máy, mà là xác nhận rằng đơn vị đưa ra báo giá cho bạn chính là đơn vị sẽ sản xuất, lập hóa đơn và chịu trách nhiệm về hàng hóa.

Trong quá trình đánh giá hơn 549 nhà cung cấp thuộc sáu danh mục, sai lầm đắt giá nhất hiếm khi là một nhà máy không tồn tại. Đó chính là chuỗi các nhà môi giới ẩn mình ngay trước mắt. Mã số thuế (MST) trên báo giá đầu tiên, MST trên hóa đơn tạm tính và MST trên chứng chỉ ISO đôi khi lại thuộc về ba công ty khác nhau. Mỗi mắt xích trong chuỗi đều thêm một khoản chênh lệch giá và loại bỏ một tầng trách nhiệm; và khi lô hàng bị thiếu hoặc giao trễ, không ai trong chuỗi chịu trách nhiệm về vấn đề đó.

Vì vậy, hãy coi việc xác minh không phải là để chứng minh nhà máy có thật, mà là để chứng minh chuỗi cung ứng ngắn và đơn vị đó hoạt động ổn định. Mỗi bước dưới đây đều được xây dựng xoay quanh ý tưởng đó. Việc kiểm tra từ xa không thể thay thế cho cuộc kiểm toán sản xuất lần đầu đối với bất kỳ đơn hàng nào có giá trị trên 50.000 USD. Đây là bộ lọc giúp loại bỏ các nhà môi giới, các công ty vỏ bọc không hoạt động và sự không phù hợp về năng lực trước khi bạn chi một đồng nào cho mẫu thử hoặc vé máy bay.

2. Những cuộc kiểm tra miễn phí có thể phát hiện hầu hết các vấn đề chỉ trong một buổi chiều

Đăng ký kinh doanh trước, sau đó đến cơ quan thuế. Người mua thường bỏ qua bước thứ hai. Trước hết, hãy yêu cầu cung cấp mã số thuế (MST); nếu nhà máy nào từ chối cung cấp thông tin này thì bạn nên từ chối hợp tác với họ. Hãy tra cứu thông tin này trên trang web của Việt Nam Cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia và xác nhận tên doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký, trạng thái hoạt động hiển thị “Đang hoạt động” và ngày thành lập phù hợp với số năm kinh nghiệm mà họ tuyên bố. Sau đó, thực hiện bước mà hầu như không ai làm: đối chiếu cùng mã số thuế (MST) đó trên hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế tại tracuunnt.gdt.gov.vn. Một công ty có thể hiển thị là đã đăng ký trên cổng thông tin doanh nghiệp trong khi tình trạng thuế của họ lại bị đình chỉ. Khi hai cơ sở dữ liệu không khớp nhau, phía thuế chính là dấu hiệu báo động.

Trích xuất các bản ghi xuất khẩu, sau đó đối chiếu chúng với thực thể. Yêu cầu bản khai hải quan xuất khẩu đã được che bớt thông tin (tờ khai hải quan) của một lô hàng gần đây, hoặc tra cứu công ty trên các dịch vụ dữ liệu thương mại như ImportYeti hoặc Panjiva. Đừng chỉ dừng lại ở việc xác nhận sự tồn tại của các lô hàng xuất khẩu. Hãy xác nhận xem người gửi hàng trên hồ sơ có trùng khớp với mã số thuế (MST) mà bạn vừa xác minh hay không. Một nhà sản xuất thực sự sẽ xuất hiện với tư cách là nhà xuất khẩu; trong khi đó, một nhà buôn thường sẽ liệt kê nhà máy là người gửi hàng trong khi chuyển hướng quan hệ thanh toán sang nơi khác. Một dấu hiệu nữa từ thực tiễn: một công ty xuất khẩu sang 30 quốc gia với các lô hàng nhỏ và rải rác thường là một nhà trung gian tập hợp và bán lại sản phẩm của người khác, chứ không phải là một nhà máy chuyên sản xuất.

3. Các hình thức kiểm tra trả phí và kiểm tra do con người thực hiện mang lại nhiều thông tin nhất

Hãy kiểm tra cơ quan cấp chứng nhận, chứ không phải chứng chỉ. Ai cũng có thể làm ra một chứng chỉ với số hiệu trông có vẻ thuyết phục. Dấu hiệu nhận biết một chứng chỉ vô giá trị chính là cơ quan cấp chứng chỉ đó. Các cơ sở sản xuất chứng chỉ tràn lan đang bán chứng chỉ ISO 9001^[1] các giấy chứng nhận rằng không có Diễn đàn Công nhận Quốc tế đơn vị ký tên đứng sau. Hãy xác nhận rằng cơ quan cấp chứng chỉ là một tổ chức công nhận được IAF công nhận, đồng thời xác nhận phạm vi chứng chỉ thực sự bao gồm sản phẩm của quý vị chứ không phải một danh mục liên quan. Một số chứng chỉ hợp lệ nhưng áp dụng cho phạm vi sai là chiêu trò lách luật phổ biến nhất mà chúng tôi thường gặp.

Hãy nhờ người quen giới thiệu một đồng nghiệp, chứ không phải một người hâm mộ. Mỗi nhà máy đều giới thiệu cho bạn “khách hàng hài lòng nhất” của họ, nên lời khen ngợi không phải là dấu hiệu đáng tin cậy. Dấu hiệu thực sự nằm ở việc họ có thể cung cấp một dự án tham chiếu tại chính quốc gia hoặc khối thương mại của bạn, dành cho một khách hàng có quy mô tương tự như bạn, và liệu câu trả lời về tỷ lệ lỗi có phải là con số cụ thể thay vì chỉ là một cái nhún vai. Hãy đặt cùng năm câu hỏi đó cho ba dự án tham chiếu và chú ý phân biệt giữa câu trả lời cụ thể và mơ hồ. Hai câu trả lời mơ hồ về tỷ lệ lỗi là một đặc điểm cố hữu của nhà máy, chứ không phải do mâu thuẫn cá nhân.

Chuyến tham quan nhà máy qua video bị đánh giá quá cao. Chỉ nên dùng nó cho một công việc duy nhất. Một buổi tham quan thực tế chỉ chứng minh rằng nhà máy đó tồn tại. Nó không chứng minh rằng nhà máy đó thuộc về họ, rằng nhà máy còn công suất trống cho đơn hàng của bạn thay vì công suất đã được đặt trước, hay rằng dây chuyền mà bạn được xem có thể sản xuất sản phẩm của bạn. Hãy coi đó như một bộ lọc cơ bản để loại bỏ các công ty thương mại không có nhà máy sản xuất nào cả, và không hơn thế. Công suất thực tế là một vấn đề cần kiểm toán. Sau khi qua được bước này, hãy đặt một đơn hàng mẫu và so sánh tài liệu kiểm soát chất lượng (QC) với bản vẽ kỹ thuật của bạn từng điểm một, bởi vì một nhà máy mà còn tranh cãi về thông số kỹ thuật ngay từ giai đoạn mẫu thì sẽ tranh cãi gay gắt hơn trong quá trình sản xuất, khi đó sẽ có ít cơ hội để khắc phục sự cố hơn. Hãy sử dụng Công cụ tính chi phí nhập khẩu để xác nhận các điều khoản đã báo giá cho lô hàng vẫn còn hiệu lực sau khi cộng thêm cước vận chuyển và thuế nhập khẩu.

4. Xác minh từ xa so với kiểm toán tại chỗ: Khi nào nên sử dụng từng phương pháp

Kết luận: Hãy tiến hành xác minh từ xa đối với từng ứng viên, bởi vì phương pháp này vừa rẻ vừa đủ nhanh để áp dụng cho toàn bộ danh sách ứng viên lọt vào vòng chung kết, đồng thời giúp phát hiện các vấn đề liên quan đến thực thể và nhà môi giới – những vấn đề mà một cuộc kiểm toán thông thường không được thiết kế để phát hiện. Chỉ dành kiểm toán tại chỗ cho ứng viên lọt vào vòng chung kết đối với các đơn hàng có giá trị trên 50.000 USD, trong đó việc xác nhận năng lực sản xuất thực tế và điều kiện lao động là lý do chính đáng cho chuyến đi này. Hai phương pháp này là các bộ lọc tuần tự, không phải là các phương án thay thế cho nhau.

5. Các câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để kiểm tra xem một nhà cung cấp Việt Nam có được đăng ký hợp pháp hay không?
Yêu cầu cung cấp mã số thuế và tra cứu trên Cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia tại dangkykinhdoanh.gov.vn, để xác nhận tên doanh nghiệp, địa chỉ và trạng thái “Đang hoạt động”. Sau đó, đối chiếu mã số thuế này trên hệ thống tra cứu của cơ quan thuế tại tracuunnt.gdt.gov.vn, vì một doanh nghiệp có thể được hiển thị là đã đăng ký nhưng tình trạng thuế của doanh nghiệp đó lại đang bị tạm ngưng.

Tôi có thể xem lịch sử xuất khẩu thực tế của một nhà máy tại Việt Nam không?
Đúng vậy. Hãy yêu cầu bản khai xuất khẩu hải quan đã được che bớt thông tin, hoặc tra cứu công ty đó trên ImportYeti hoặc Panjiva. Điểm mấu chốt là phải đối chiếu được người gửi hàng ghi trên hồ sơ với mã thuế mà bạn đã xác minh. Các lô hàng ổn định trong khoảng 12 đến 24 tháng với mã HS trùng khớp với sản phẩm của bạn thường cho thấy đó là nhà sản xuất thực sự; trong khi các lô hàng nhỏ lẻ, phân tán đến hàng chục quốc gia thường cho thấy đó là nhà phân phối lại.

Quá trình xác minh nhà cung cấp từ xa tại Việt Nam mất bao lâu?
Hãy dự trù từ 5 đến 10 ngày làm việc. Các thủ tục kiểm tra đăng ký, thuế và giấy chứng nhận chỉ mất vài giờ. Thời gian còn lại chủ yếu là do phải chờ đợi các bên liên quan khác: ba người giới thiệu từ phía người mua và buổi tham quan nhà máy trực tiếp phải phù hợp với lịch trình của các bên, và việc sắp xếp lịch trình này mới chính là điểm nghẽn thực sự.

Việc xác minh từ xa có đủ không, hay tôi vẫn cần phải tiến hành kiểm toán tại nhà máy?
Việc xác minh từ xa là đủ để sàng lọc danh sách ứng viên tiềm năng và đánh giá tính đủ điều kiện của nhà cung cấp đối với các đơn hàng có giá trị khoảng dưới 50.000 USD. Đối với các đơn hàng có giá trị cao hơn mức này, cần bổ sung thêm một cuộc kiểm toán tại chỗ trong giai đoạn sản xuất đầu tiên. Các cuộc kiểm tra từ xa giúp xác nhận rằng đơn vị đó là có thật, hoạt động ổn định và đáp ứng các yêu cầu trên giấy tờ. Cuộc kiểm toán tại chỗ giúp xác nhận năng lực sản xuất thực tế và điều kiện làm việc – những yếu tố mà việc xem xét hồ sơ từ xa không thể nắm bắt được.