5 Red Flags in a Vietnam Factory Quote (Spot a Risky Supplier Before You Pay)

9 phút đọc

Dấu hiệu cảnh báo số 1: Không có bảng phân tích chi tiết chi phí

Một nhà máy uy tín có thể phân tích chi tiết từng khoản chi phí trong tổng chi phí của bạn: nguyên liệu thô, nhân công, chi phí chung và cước vận chuyển đến cảng chỉ định. Một mức giá FOB duy nhất mà không có bảng phân tích chi tiết có nghĩa là bạn không thể so sánh với mức giá thị trường, không thể thương lượng về bất kỳ khoản chi phí nào, và không có cơ sở để khiếu nại nếu chất lượng sản phẩm giảm sút trong quá trình sản xuất.

Một mô hình lặp đi lặp lại mà chúng ta thường thấy: một công ty thương mại đưa ra mức giá tròn vì họ đang tính thêm phần chênh lệch vào giá xuất xưởng mà họ không thể tiết lộ. Mức chênh lệch này thường dao động từ 15 đến 30 phần trăm. Khi người mua yêu cầu cung cấp bảng phân tích chi tiết, các nhà cung cấp này hoặc im lặng, hoặc đưa ra một bảng số liệu mơ hồ vẫn che giấu chi phí thực tế từ nhà máy.

Nên hỏi những gì. Yêu cầu bảng phân tích chi phí bao gồm ít nhất: (1) chi phí nguyên vật liệu trên mỗi đơn vị kèm theo thông tin về cấp loại và nguồn gốc, (2) chi phí nhân công trên mỗi đơn vị, (3) phân bổ chi phí chung nhà máy, (4) biên lợi nhuận FOB. Nếu nhà cung cấp cho biết họ “không tiết lộ cơ cấu chi phí”, đó là một tín hiệu rõ ràng cho thấy bạn cần xác minh kỹ lưỡng đối tác thực sự là ai trước khi tiếp tục. So sánh chi phí nguyên vật liệu với giá hàng hóa công khai cho danh mục đó. Sự chênh lệch đáng kể cho thấy có điều gì đó đang bị che giấu trong con số đó.

Dấu hiệu cảnh báo số 2: Ngay lập tức đồng ý với bất kỳ yêu cầu kỹ thuật hay thời hạn nào

Cụm từ nguy hiểm nhất trong quá trình tìm nguồn cung ứng tại Việt Nam là “không có vấn đề gì”. Một nhà máy chấp nhận mọi thay đổi về thông số kỹ thuật mà không hề thắc mắc, đồng ý với thời hạn giao hàng gấp nhất của bạn mà không kiểm tra lịch trình sản xuất, và không bao giờ gửi bản phản hồi về thông số kỹ thuật thì không phải là đang chứng tỏ năng lực. Điều đó chỉ cho thấy họ sẵn sàng nói bất cứ điều gì cần thiết để đảm bảo nhận được khoản đặt cọc của bạn.

Các nhà máy thực sự sản xuất ổn định luôn chủ động đặt câu hỏi. Họ chỉ ra các dung sai không phù hợp, yêu cầu mẫu vật liệu, phản đối các thời gian giao hàng mâu thuẫn với lịch đặt hàng của họ, hoặc đề nghị rà soát bản vẽ kỹ thuật. Sự cọ xát đó chính là dấu hiệu của năng lực vận hành.

Rủi ro khi một nhà máy đồng ý với mọi yêu cầu: bạn phải thanh toán trước, quá trình sản xuất bắt đầu, nhưng nhà máy lại thay thế nguyên liệu để đạt được mức giá không thể thực hiện được, giao hàng trễ do thời gian sản xuất ban đầu vốn đã không thể đáp ứng, hoặc sản xuất theo thông số kỹ thuật mà không ai làm rõ.

Nên hỏi những gì. Hãy đưa ra một điểm mâu thuẫn có chủ ý hoặc một yêu cầu hạn chế nghiêm ngặt trong yêu cầu báo giá (RFQ) của bạn và quan sát phản hồi. Hãy hỏi: “Kích thước bao bì của chúng tôi yêu cầu là X, nhưng thùng carton tiêu chuẩn cho sản phẩm này lại là Y. Quý vị sẽ xử lý vấn đề này như thế nào?” Một nhà máy có năng lực sẽ đưa ra câu trả lời cụ thể. Trong khi đó, một nhà cung cấp đáng ngờ sẽ chỉ nói: “Chúng tôi sẽ xử lý được.”

Để xác minh thời hạn, hãy yêu cầu họ cung cấp lịch trình sản xuất hiện tại cho danh mục sản phẩm của bạn và xác nhận vị trí mà đơn hàng của bạn sẽ được xếp vào.

Dấu hiệu cảnh báo số 3: Không có chứng chỉ hoặc từ chối cung cấp báo cáo kiểm toán

Chứng chỉ không chỉ là những thủ tục giấy tờ hình thức. ISO 9001^[1] Chứng nhận (do một tổ chức chứng nhận được công nhận theo Thỏa thuận Công nhận Đa phương của Diễn đàn Công nhận Quốc tế cấp) có nghĩa là nhà máy đó có hệ thống quản lý chất lượng được lập thành văn bản và đã được một bên thứ ba kiểm toán. SMETA^[3] (Kiểm toán Thương mại Đạo đức dành cho Thành viên Sedex) và SA8000^[2] (Tiêu chuẩn của Social Accountability International) bao gồm các vấn đề về tuân thủ lao động và xã hội. Một nhà máy có chứng nhận ISO 9001, SMETA hoặc SA8000 chính thức đã trải qua quá trình đánh giá độc lập về các khía cạnh cụ thể trong hoạt động của mình.

Khi một nhà cung cấp tuyên bố đã được cấp chứng nhận nhưng không thể xuất trình bản chứng nhận thực tế, hoặc xuất trình bản chứng nhận có ghi tên pháp nhân khác, thì đó được coi là hành vi khai báo sai sự thật nghiêm trọng.

Nên hỏi những gì. Yêu cầu bản sao đầy đủ của chứng chỉ, không phải logo hay số tham chiếu. Kiểm tra chéo: tên trên chứng chỉ có trùng khớp với tên pháp nhân mà quý vị đang ký hợp đồng không? Giấy chứng nhận có còn trong thời hạn hiệu lực không? Sau đó, hãy xác minh số giấy chứng nhận trực tiếp với cơ quan đăng ký của cơ quan cấp giấy chứng nhận. Đối với các báo cáo SMETA, báo cáo kiểm toán đầy đủ được lưu trữ trên nền tảng Sedex và có thể được nhà cung cấp chia sẻ nếu họ có tư cách thành viên Sedex trả phí.

Các nhà máy không có gì phải che giấu sẽ cung cấp các tài liệu này trong vòng 24 đến 48 giờ.

Dấu hiệu cảnh báo số 4: Số tiền nạp vượt quá 50% hoặc thanh toán vào tài khoản không khớp

Các điều khoản thanh toán tiêu chuẩn trong lĩnh vực sản xuất B2B tại Việt Nam thường quy định đặt cọc từ 30 đến 50 phần trăm, phần còn lại sẽ được thanh toán dựa trên chứng từ vận chuyển hoặc khi nhận hàng. Bất kỳ yêu cầu nào về việc thanh toán trước hơn 50 phần trăm, đặc biệt là đối với đơn hàng đầu tiên với nhà cung cấp mới, đều nằm ngoài thông lệ thương mại thông thường và sẽ chuyển toàn bộ rủi ro sang phía quý vị trước khi quá trình sản xuất bắt đầu.

Sự không khớp giữa tên tài khoản ngân hàng là dấu hiệu nhận biết nhanh chóng và đáng tin cậy nhất. Chỉ số nhanh nhất mà chúng tôi sử dụng khi rà soát các chỉ thị thanh toán là việc tên tài khoản người nhận có khớp với tên đăng ký hợp pháp của nhà cung cấp hay không. Nếu quý vị ký hợp đồng với “Công ty TNHH Nội thất Thanh Phát” nhưng hướng dẫn chuyển khoản lại ghi người nhận là “T. Nguyen” hoặc tên một công ty hoàn toàn không liên quan, đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy có thể xảy ra gian lận hoặc có sự tham gia của một bên trung gian không được tiết lộ.

Chúng tôi đã nhiều lần chứng kiến mô hình này trong các giao dịch cấp một: nhà cung cấp cung cấp hình ảnh sản phẩm và bảng giá đáng tin cậy, người mua đồng ý với các điều khoản, và hướng dẫn thanh toán được gửi kèm thông tin tài khoản cá nhân hoặc tên công ty mẹ. Sau khi khoản tiền được chuyển đi, việc liên lạc trở nên khó khăn hơn.

Những điều cần kiểm tra. Trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch chuyển khoản nào, hãy đối chiếu tên người nhận trên hướng dẫn chuyển khoản với tên pháp nhân trên hóa đơn tạm tính và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Ba tên này phải trùng khớp với nhau. Đối với các khoản chuyển khoản trên 10.000 USD, hãy yêu cầu ngân hàng cấp thư xác nhận tài khoản thuộc sở hữu của pháp nhân đã nêu. Đây là yêu cầu tiêu chuẩn trong thương mại quốc tế và một nhà cung cấp hợp pháp sẽ không từ chối yêu cầu này.

Nếu nhà cung cấp vì lý do nào đó mà nhất quyết yêu cầu thanh toán vào tài khoản cá nhân, xin đừng thực hiện.

Dấu hiệu cảnh báo số 5: Thông tin đăng ký doanh nghiệp mơ hồ hoặc không thể xác minh

Việt Nam yêu cầu tất cả các doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh tương ứng cấp. Tài liệu này có mã số thuế (MST, là mã gồm 10 hoặc 13 chữ số). Mọi nhà sản xuất hợp pháp đều có mã số này và có thể cung cấp ngay lập tức.

Khi nhà cung cấp không thể xuất trình MST, xuất trình giấy chứng nhận có thông tin không khớp với địa chỉ hoặc phạm vi sản phẩm đã báo giá, hoặc xuất trình giấy đăng ký ghi tên một công ty thương mại trong khi họ tự xưng là nhà máy sản xuất trực tiếp, thì bạn đang giao dịch với một đối tác không thể xác minh được.

Vấn đề “công ty thương mại giả danh nhà máy” là một trong những vấn đề phổ biến nhất mà người mua TWV gặp phải trong mạng lưới hơn 549 nhà cung cấp đã được xác minh của chúng tôi. Phương pháp xác minh nhanh nhất: tra cứu MST trên công cụ tra cứu công khai của Tổng cục Thuế (tracuunnt.gdt.gov.vn). Kết quả sẽ hiển thị tên đăng ký chính thức, địa chỉ và người đại diện pháp luật. Nếu kết quả không khớp với thông tin mà nhà cung cấp đã cung cấp cho bạn, thì bạn đã có câu trả lời.

Một bước kiểm tra bổ sung để xác minh nhà máy: yêu cầu cung cấp phạm vi đăng ký kinh doanh (ngành nghề kinh doanh). Một nhà sản xuất thực sự sẽ có “sản xuất” hoặc “chế tạo” được liệt kê trong các hoạt động kinh doanh đã đăng ký. Một công ty thương mại sẽ ghi “bán buôn” hoặc “nhập khẩu/xuất khẩu.”

Nên hỏi những gì. Yêu cầu cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và ghi lại mã số thuế (MST). Tra cứu mã số thuế (MST) trên hệ thống GDT. Xác nhận xem tên, địa chỉ và phạm vi hoạt động kinh doanh đã đăng ký có khớp với thông tin mà nhà cung cấp đã cung cấp hay không. Quá trình này chỉ mất chưa đầy năm phút và đã giúp người mua tránh được những tổn thất đáng kể.

Một báo giá rõ ràng trông như thế nào

Một báo giá đáng tin cậy từ một nhà sản xuất tại Việt Nam đã được kiểm chứng sẽ cung cấp cho bạn cơ sở để tham khảo, chứ không chỉ là một con số để chấp nhận hay từ chối một cách mù quáng.

Một nhà máy vượt qua cả năm bước kiểm tra không đảm bảo đơn hàng sẽ hoàn hảo, nhưng đã chứng minh được mức độ minh bạch tối thiểu cần thiết để có thể giải quyết tranh chấp. Nếu không có thông tin đăng ký đã được xác minh, thông tin thanh toán khớp nhau và các chứng nhận có thể truy xuất nguồn gốc, bạn sẽ có rất ít biện pháp khắc phục sau khi tiền đã được chuyển đi.

Cái Danh bạ nhà cung cấp đã được VietConnect xác minh hiển thị các nhà cung cấp nào đã vượt qua quá trình xác minh tài liệu trong các danh mục này. Trước khi bước vào giai đoạn nhận báo giá, bạn có thể lọc theo loại chứng nhận và xác nhận phạm vi sản xuất.

Sử dụng công cụ tính chi phí nhập khẩu để kiểm tra xem giá FOB, sau khi cộng thêm thuế và cước vận chuyển, có đạt được mức chi phí nhập khẩu mục tiêu của bạn hay không trước khi bạn tiến hành đàm phán từng khoản mục cụ thể.

Các câu hỏi thường gặp

Hỏi: Việc một nhà máy ở Việt Nam yêu cầu đặt cọc 50% cho đơn hàng đầu tiên có phải là chuyện bình thường không?

Đúng vậy, tỷ lệ từ 30 đến 50 phần trăm là mức tiêu chuẩn đối với các mối quan hệ với khách hàng mới. Nếu tỷ lệ này vượt quá 50 phần trăm, cần phải hỏi trực tiếp lý do. Nếu nhà cung cấp viện dẫn các chi phí nguyên vật liệu phát sinh trước khi mua hàng, hãy yêu cầu họ cung cấp đơn đặt hàng nguyên vật liệu làm bằng chứng. Một nhà máy uy tín sẽ cung cấp tài liệu này.

Câu hỏi: Làm thế nào để xác minh mã số thuế (MST) của doanh nghiệp tại Việt Nam mà không cần biết tiếng Việt?

Truy cập trang web tracuunnt.gdt.gov.vn và nhập mã số thuế (MST). Kết quả hiển thị bằng tiếng Việt nhưng tên và địa chỉ đăng ký vẫn có thể đọc được. Nếu cần, hãy sử dụng tiện ích dịch thuật trên trình duyệt. Tên pháp nhân được hiển thị bằng chữ La-tinh và thường trùng khớp với thông tin mà nhà cung cấp đã cung cấp.

Câu hỏi: Tôi nên làm gì nếu một nhà cung cấp ghi rõ tiêu chuẩn ISO 9001 trên trang web của họ nhưng lại không thể xuất trình chứng chỉ?

Yêu cầu cung cấp số chứng chỉ và tên cơ quan chứng nhận cấp chứng chỉ. Sau đó, truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu trực tuyến của cơ quan đó để tra cứu. Bureau Veritas, SGS, TÜV SÜD và DNV đều cung cấp các công cụ tra cứu chứng chỉ công khai. Nếu số chứng chỉ không xuất hiện hoặc tên cơ quan không khớp, hãy coi tuyên bố đó là chưa được xác minh.

Câu hỏi: Một công ty thương mại có thể vẫn là nhà cung cấp đáng tin cậy nếu họ không phải là nhà máy sản xuất trực tiếp không?

Đúng vậy. Vấn đề nằm ở việc cung cấp thông tin sai lệch, chứ không phải ở mô hình công ty thương mại nói chung. Việc tự xưng là nhà máy sẽ hạn chế khả năng của bạn trong việc kiểm toán quá trình sản xuất, đàm phán về chi phí và nắm rõ chuỗi cung ứng thực tế của mình. Hãy hỏi thẳng thắn: “Quý công ty là nhà sản xuất hay công ty thương mại?” rồi đối chiếu với phạm vi đăng ký kinh doanh để xác minh.