Building a Resilient Vietnam Supply Chain

Thời gian đọc: 8 phút

Khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng thực sự có ý nghĩa như thế nào trong bối cảnh Việt Nam

Thuật ngữ này được sử dụng một cách rộng rãi, nhưng trong bối cảnh tìm nguồn cung ứng tại Việt Nam, “khả năng phục hồi” cụ thể có nghĩa là:

• Không có điểm lỗi duy nhất ở cấp nhà máy: Nếu nhà máy may mặc duy nhất của bạn tại Bình Dương gặp hỏa hoạn, lũ lụt (thường xảy ra ở Đồng bằng sông Cửu Long và một số tỉnh miền Nam), tranh chấp lao động, hoặc mất đi một khách hàng lớn khiến họ phải điều chỉnh lại công suất sản xuất, thì hoạt động sản xuất của bạn vẫn không bị gián đoạn
• Sự liên tục trong việc tuân thủ: Khi một quy định mới được áp dụng dần, chuỗi cung ứng của quý vị có thể đáp ứng các yêu cầu về hồ sơ, kiểm toán và chứng nhận của thị trường đích mà không cần phải thực hiện một dự án khắc phục kéo dài sáu tháng.
• Khả năng dự đoán chi phí: Quý vị có thể dự báo giá cả trong nhiều năm đối với các mã hàng (SKU) chủ lực, từ đó giảm thiểu sự biến động về biên lợi nhuận do việc đàm phán lại hàng năm từ vị thế phụ thuộc
• Mức độ gắn kết trong mối quan hệ với nhà cung cấp: Khi một vấn đề phát sinh (và điều đó chắc chắn sẽ xảy ra), bạn đã xây dựng được mối quan hệ với ban quản lý nhà máy, giúp tạo điều kiện cho sự trao đổi cởi mở và giải quyết vấn đề trên tinh thần hợp tác, chứ không phải là sự phủ nhận hay trì hoãn

Đây là những kết quả hoạt động. Chúng được xây dựng thông qua một kiến trúc thu mua có chủ đích, chứ không chỉ thông qua việc đàm phán giá cả.

Mô hình ba nhà cung cấp: Tính dự phòng mà không phức tạp

Kiến trúc khả năng phục hồi tiêu chuẩn dành cho các nhà nhập khẩu quy mô trung bình (giá trị mua hàng hàng năm tại Việt Nam từ 500K đến 5M USD) là mô hình ba nhà cung cấp cho mỗi danh mục sản phẩm:

Nhà cung cấp chính (chiếm 60-70% khối lượng): Đối tác sản xuất chính của quý vị. Mối quan hệ bền chặt, mức giá ưu đãi nhất, ưu tiên phân bổ công suất. Lịch sản xuất được chia sẻ trước 6 tháng. Chuyến thăm trực tiếp hàng năm.

Nhà cung cấp thứ cấp (chiếm 20–30% tổng khối lượng): Đáp ứng đủ điều kiện, đang hoạt động và nhận được các đơn hàng thường xuyên. Không phải là “đối tác dự phòng chỉ được gọi khi có tình huống khẩn cấp” – một đối tác dự phòng khẩn cấp mà không bao giờ nhận được đơn hàng sẽ không đáng tin cậy khi được gọi. Khối lượng đơn hàng đều đặn giúp duy trì mối quan hệ hoạt động, đảm bảo giá cả luôn cập nhật và nhà máy luôn nắm rõ các yêu cầu kỹ thuật của quý vị.

Nhà cung cấp dự phòng/thay thế (0–10%, hoặc đã được phê duyệt nhưng không hoạt động): Một nhà máy đã được kiểm toán, đã nhận và giao ít nhất một đơn hàng mẫu, và được ghi chép trong hồ sơ đánh giá nhà cung cấp của quý vị. Có thể hiện tại không đang hoạt động. Có thể được kích hoạt trong vòng 4–6 tuần kể từ khi xảy ra sự cố gián đoạn.

Về mặt tính toán, đối với hầu hết các danh mục sản phẩm: việc đánh giá đủ điều kiện cho ba nhà cung cấp tốn kém gấp 2–3 lần chi phí đánh giá một nhà cung cấp (kiểm toán, mẫu thử, hồ sơ). Tuy nhiên, chi phí phát sinh từ việc nhà cung cấp chính gặp sự cố, bỏ lỡ mùa vụ, vận chuyển hàng không khẩn cấp, hoặc các khoản phạt từ khách hàng, thường vượt quá 200.000–500.000 USD đối với các nhà nhập khẩu quy mô trung bình. Việc đánh giá ba nhà cung cấp là một hình thức bảo hiểm với mức phí bảo hiểm được xác định rõ ràng và hợp lý.

Đa dạng hóa về mặt địa lý trong phạm vi Việt Nam

Việt Nam không phải là một khu vực chuỗi cung ứng thống nhất. Đất nước này trải dài 1.650 km từ Bắc xuống Nam. Các nhà máy ở miền Bắc và miền Nam chịu ảnh hưởng từ các hiện tượng thời tiết, thị trường lao động và những hạn chế về cơ sở hạ tầng khác nhau. Các bên mua tập trung toàn bộ nhà cung cấp vào một khu vực sẽ phải đối mặt với rủi ro khu vực, ngay cả khi có nhiều nhà máy.

Phân tán rủi ro theo khu vực địa lý:

• Nguy cơ bão và lũ lụt: Miền Trung Việt Nam (hành lang từ Đà Nẵng đến Huế) là khu vực có nguy cơ bão cao nhất (tháng 9–tháng 11). Nguy cơ lũ lụt ở miền Nam Việt Nam tập trung chủ yếu tại Đồng bằng sông Cửu Long. Miền Bắc Việt Nam ít bị ảnh hưởng bởi bão hơn nhưng thỉnh thoảng phải hứng chịu các đợt rét đột ngột, gây ảnh hưởng đến sản xuất dệt may
• Rủi ro thị trường lao động: Miền Bắc Việt Nam (Hà Nội, Bắc Ninh) và miền Nam Việt Nam (TP.HCM, Bình Dương) có nguồn lao động và diễn biến mức lương riêng biệt. Một cuộc tranh chấp về lương hoặc cuộc đình công ảnh hưởng đến ngành may mặc tại Bình Dương sẽ không tác động đến hoạt động sản xuất tại Hà Nội
• Cơ sở hạ tầng: Cảng Hải Phòng phục vụ các nhà máy ở miền Bắc; cảng Cát Lái ở Thành phố Hồ Chí Minh phục vụ các nhà máy ở miền Nam. Tình trạng ùn tắc tại các cảng chỉ xảy ra ở phạm vi địa phương. Việc có nhà cung cấp ở cả hai khu vực đồng nghĩa với việc có thể tiếp cận cả hai hệ thống cảng.

Đối với các bên mua có tổng giá trị mua sắm hàng năm tại Việt Nam vượt quá 1 triệu USD trong một danh mục cụ thể, việc có ít nhất một nhà cung cấp đủ điều kiện ở cả miền Bắc và miền Nam Việt Nam sẽ mang lại khả năng chống chịu về mặt địa lý đáng kể.

Cơ sở hạ tầng tuân thủ: Xây dựng để mở rộng quy mô

Các yêu cầu tuân thủ mà chuỗi cung ứng của quý vị tại Việt Nam đang phải đối mặt hiện nay sẽ trở nên nghiêm ngặt hơn trong ba năm tới. EU CSRD^[1] Báo cáo về chuỗi cung ứng, rà soát lao động cưỡng bức tại Hoa Kỳ theo Đạo luật UFLPA^[2], EUDR^[3] Các yêu cầu về tài liệu và việc mở rộng khung quy định về an toàn sản phẩm đều sẽ đòi hỏi dữ liệu nhà cung cấp có cấu trúc chặt chẽ hơn so với mức độ mà hầu hết các chương trình nhập khẩu hiện đang duy trì.

Việc chủ động xây dựng cơ sở hạ tầng tuân thủ, thay vì thực hiện một cách bị động khi có quy định mới bắt buộc, sẽ giúp tiết kiệm chi phí đáng kể và tránh được những gián đoạn trong chuỗi cung ứng thường xảy ra khi triển khai các dự án tuân thủ khẩn cấp.

Nên xây dựng gì ngay bây giờ:

Sổ đăng ký tuân thủ của nhà cung cấp: Một tệp hồ sơ chính cho từng nhà cung cấp, bao gồm: giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, các chứng chỉ ISO kèm theo ngày hết hạn, báo cáo kiểm toán kèm tóm tắt kết quả, tình trạng thực hiện các biện pháp khắc phục, số đăng ký FDA (nếu có), và thông tin liên hệ của người phụ trách tuân thủ hoặc quản lý kiểm soát chất lượng tại nhà máy. Được cập nhật ít nhất mỗi năm một lần.

Lịch kiểm toán: Lên lịch kiểm toán theo chu kỳ 12–24 tháng đối với các nhà cung cấp đang hoạt động, không chỉ thực hiện theo yêu cầu. Các nhà máy biết trước rằng sẽ có đợt kiểm toán hàng năm sẽ duy trì sự tuân thủ liên tục thay vì phải vội vàng chuẩn bị trước khi người mua đến kiểm tra.

Hệ thống tài liệu COO: Đối với mỗi sản phẩm mà quý vị nhập khẩu, hãy lập hồ sơ về phương pháp tính toán xuất xứ (RVC hoặc CTC) và mẫu CO cần thiết cho từng thị trường đích. Khi quy định thay đổi, có hiệp định thương mại tự do (FTA) mới, điều chỉnh quy tắc EVFTA hoặc có thành viên mới gia nhập CPTPP, quý vị có thể cập nhật phương pháp tính toán mà không cần bắt đầu lại từ đầu.

Danh sách các chất bị hạn chế (RSL): Duy trì một danh sách RSL phù hợp với thị trường đích có yêu cầu khắt khe nhất của quý vị (thường là EU REACH)^[4] Đối với hầu hết các mặt hàng tiêu dùng, Đề xuất 65 của California^[5] (đối với Hoa Kỳ). Yêu cầu các nhà máy ký cam kết xác nhận rằng họ không sử dụng các chất bị hạn chế trong quá trình sản xuất. Điều này giúp chuyển giao rủi ro pháp lý một cách hợp lý.

Quy mô nào sẽ dẫn đến các yêu cầu bổ sung:

• Kim ngạch nhập khẩu hàng năm trên 5 triệu USD: Việc đạt chứng nhận CTPAT (Mỹ) hoặc AEO (EU) trở nên hợp lý về mặt chi phí; các chương trình dành cho nhà nhập khẩu được ủy quyền này giúp giảm tỷ lệ kiểm tra hải quan và đẩy nhanh quá trình thông quan
• Cung ứng trực tiếp cho các nhà bán lẻ tại EU: Các yêu cầu công bố thông tin về chuỗi cung ứng theo CSRD áp dụng đối với các doanh nghiệp lớn tại EU, và các doanh nghiệp này sẽ chuyển giao nghĩa vụ công bố thông tin cho các nhà cung cấp của mình. Nếu các sản phẩm của quý vị tại Việt Nam được đưa vào chuỗi cung ứng của các nhà bán lẻ lớn tại EU, thì dữ liệu ESG (phát thải, thực hành lao động, sử dụng nước) sẽ là yêu cầu bắt buộc.
• Các mặt hàng nhập khẩu của Mỹ thuộc các nhóm rủi ro theo Đạo luật Phòng chống Lao động Cưỡng bức của Người Duy Ngô Nhĩ (UFLPA): Điện tử, polysilicon, bông và cà chua từ các chuỗi cung ứng có bất kỳ mối liên hệ nào với Trung Quốc (PRC) sẽ phải đối mặt với sự giám sát chặt chẽ hơn theo Đạo luật này. Hãy đảm bảo rằng chuỗi cung ứng của quý vị tại Việt Nam không chứa các thành phần có nguồn gốc từ Trung Quốc thuộc các nhóm này mà không có tài liệu chứng minh rõ ràng.

Cơ cấu định giá: Duy trì lợi thế về chi phí

Những bên mua thu được giá trị ổn định nhất từ việc tìm nguồn cung ứng tại Việt Nam chính là những người chuyển từ việc định giá theo từng giao dịch sang các thỏa thuận định giá có cấu trúc. Điều này không đòi hỏi các cam kết mua hàng dài hạn, mà cần một khung định giá mà cả hai bên đều hiểu rõ và có thể lập kế hoạch dựa trên đó.

Đánh giá giá cả hàng năm so với đàm phán theo từng đơn hàng: Với các nhà cung cấp đã thiết lập quan hệ hợp tác, hãy đàm phán giá một lần mỗi năm dựa trên một yêu cầu báo giá chính thức (RFQ) bao quát toàn bộ khối lượng dự kiến của quý vị trên tất cả các mã sản phẩm (SKU). Điều này giúp nhà máy có cái nhìn rõ ràng về doanh thu để lập kế hoạch năng lực sản xuất và mua sắm nguyên vật liệu. Đổi lại, quý vị sẽ được hưởng mức giá theo khối lượng ngay cả đối với các đơn hàng riêng lẻ – những đơn hàng này có thể không đạt ngưỡng khối lượng quy định nếu được đặt hàng độc lập.

Các cơ chế chuyển chi phí nguyên vật liệu: Đối với các sản phẩm mà chi phí nguyên liệu chiếm tỷ trọng đáng kể (vải, gỗ, thép), cần thống nhất trước về cơ chế điều chỉnh giá khi chi phí nguyên liệu biến động vượt quá X% so với mức cơ sở. Công thức điều chỉnh đã được thỏa thuận trước sẽ giúp tránh phải tiến hành đàm phán lại mang tính đối đầu mỗi khi giá bông tăng vọt.

Quyền sở hữu dụng cụ: Đối với các thiết kế tùy chỉnh sử dụng khuôn mẫu sản xuất tại nhà máy (khuôn, dụng cụ định vị, giá đỡ), hãy đảm bảo quyền sở hữu khuôn mẫu của bạn. Hãy thanh toán chi phí khuôn mẫu ngay từ đầu như một chi phí đã bỏ ra, nhưng hãy ghi rõ rằng khuôn mẫu đó là tài sản của bạn và không được sử dụng cho các khách hàng khác. Điều này giúp bảo vệ tính độc quyền của thiết kế và mang lại cho bạn khả năng thực tế để chuyển sản xuất sang nhà cung cấp thứ hai mà không phải chịu chi phí làm lại khuôn mẫu.

Quản lý mối quan hệ: Yếu tố then chốt trong hoạt động

Trong ngành sản xuất của Việt Nam, chất lượng mối quan hệ với ban quản lý nhà máy là một yếu tố đầu vào quan trọng đối với hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng. Các nhà máy ưu tiên những khách hàng dễ hợp tác, giao tiếp rõ ràng và thanh toán đúng hạn. Khi các hạn chế về năng lực sản xuất buộc các nhà máy phải lựa chọn đơn hàng nào cần hoãn lại, chính mối quan hệ sẽ quyết định thứ tự ưu tiên.

Đầu tư thực tế vào mối quan hệ:

• Giao tiếp thường xuyên ngoài các tình huống khẩn cấp liên quan đến đơn hàng: Thực hiện các cuộc gọi hoặc gửi tin nhắn kiểm tra định kỳ hàng quý với người liên hệ chính tại mỗi nhà máy, chứ không chỉ khi có vấn đề cần giải quyết
• Các chuyến thăm hàng năm: Đối với bất kỳ mối quan hệ với nhà cung cấp nào có giá trị mua sắm hàng năm từ 500K trở lên, việc thăm nhà máy sẽ giúp xây dựng vốn quan hệ, từ đó mang lại sự linh hoạt trong hoạt động
• Tài liệu tham khảo và phần giới thiệu: Việc giới thiệu một nhà máy cho một người mua đủ điều kiện khác (khi thích hợp) sẽ góp phần xây dựng thiện chí lẫn nhau. Cộng đồng sản xuất của Việt Nam có quy mô nhỏ hơn và có mối liên kết chặt chẽ hơn so với những gì các nhà mua từ nước ngoài thường nhận thức được
• Lịch sử thanh toán: Luôn thanh toán đúng hạn. Người mua luôn thanh toán đúng ngày ghi trên hóa đơn sẽ được đối xử khác biệt so với những người thường xuyên trì hoãn thanh toán từ 60 đến 90 ngày so với thời hạn quy định. Điều này không chỉ là vấn đề lịch sự. Đó là dấu hiệu phản ánh chất lượng của người mua, ảnh hưởng đến mọi cuộc đàm phán sau này.

Hợp tác với Viet với tư cách là đối tác vận hành lâu dài

Các bên mua trong mạng lưới VietConnect, những người đã xây dựng được các chuỗi cung ứng bền vững nhất tại Việt Nam, đều có một điểm chung: họ coi năm đầu tiên là giai đoạn xây dựng hệ thống, chứ không chỉ đơn thuần là thực hiện các giao dịch. Họ đánh giá nhà cung cấp thông qua các cuộc kiểm toán, chứ không chỉ dựa vào báo giá. Họ chuẩn bị sẵn các hồ sơ tuân thủ trước khi thực sự cần đến chúng. Họ đầu tư vào việc xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp dự phòng trước khi cần đến sự hỗ trợ từ họ.

Trade With Viet đã phục vụ các khách hàng quốc tế tại hơn 30 quốc gia trong hơn 10 năm qua. Vai trò của chúng tôi là đối tác vận hành, chứ không phải là nhà môi giới: chúng tôi tham gia vào quá trình đánh giá năng lực nhà cung cấp, hỗ trợ đơn hàng đầu tiên, rà soát tuân thủ và quản lý mối quan hệ lâu dài, chứ không chỉ dừng lại ở việc giới thiệu.

Để được tư vấn chiến lược về chuỗi cung ứng, bao gồm cấu trúc nhà cung cấp, mức độ sẵn sàng tuân thủ và các khuyến nghị dành riêng cho từng danh mục sản phẩm: vui lòng đặt lịch hẹn tại tradewithviet.com/contact.

Danh bạ nhà cung cấp đã được xác minh của VietConnect tại tradewithviet.com/suppliers bao gồm hơn 549 nhà sản xuất trong các lĩnh vực: may mặc (142), thực phẩm và đồ uống (98), đồ gia dụng và nội thất (87), công nghiệp (76), thiết bị y tế và chăm sóc cá nhân (97). Các trang danh mục cho phép lọc theo chứng nhận, số lượng đặt hàng tối thiểu và vị trí nhà máy.