MOQ Negotiation with Vietnamese Factories

Thời gian đọc: 8 phút

Tại sao các nhà máy Việt Nam lại đặt ra số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ): Lý do thực sự

MOQ không phải là con số tùy tiện. Đây là kết quả tính toán điểm hòa vốn trong hoạt động sản xuất. Các nhà máy định giá sản phẩm dựa trên các khoản chi phí cố định, thời gian thiết lập, hiệu chuẩn máy móc, kiểm tra sản phẩm mẫu đầu tiên và hao hụt nguyên vật liệu – những chi phí này vẫn tồn tại bất kể quy mô đơn hàng là bao nhiêu. Nếu số lượng đơn vị dưới một mức nhất định, các chi phí cố định đó sẽ khiến đơn hàng không sinh lời hoặc thậm chí lỗ.

Cấu trúc của khối chi phí đó thay đổi tùy theo từng danh mục:

• Quần áo: Quá trình chuẩn bị (cắt mẫu, thay chỉ, thay kim) thường mất 2–4 giờ cho mỗi mẫu. Với 300 đơn vị, thời gian thiết lập chiếm 10-15% tổng thời gian sản xuất, mức này được chấp nhận. Với 100 đơn vị, thời gian thiết lập chiếm 25-40% tổng thời gian sản xuất, các nhà máy hoặc sẽ định giá cao một cách bất lợi hoặc từ chối đơn hàng.
• Đồ nội thất: Dụng cụ gia công CNC, thiết lập khuôn mẫu cho thiết bị lắp ráp và pha chế chất nhuộm/lớp hoàn thiện là những chi phí cố định. Đối với các thiết kế theo yêu cầu có số lượng dưới 20–30 đơn vị, các chi phí này chiếm một phần lớn trong tổng giá trị đơn hàng.
• Thực phẩm và đồ uống: Số lượng sản xuất tối thiểu được xác định dựa trên kích thước lô tối thiểu của các thiết bị chế biến (bồn trộn, dây chuyền chiết rót, máy tiệt trùng). Một dây chuyền chiết rót có thể có số lượng sản xuất tối thiểu là 500 kg; việc đặt hàng 50 kg là không khả thi về mặt vận hành
• Thiết bị điện tử/linh kiện: Chi phí khấu hao khuôn mẫu, đặc biệt là đối với các chi tiết đúc phun, chiếm phần lớn. Nhà máy cần một số lượng tối thiểu để thu hồi chi phí khuôn mẫu với mức giá đơn vị chấp nhận được

Việc hiểu rõ yếu tố chi phí cụ thể đằng sau mức đặt hàng tối thiểu (MOQ) sẽ mang lại cho bạn lợi thế đàm phán. Nếu bạn có thể giảm bớt gánh nặng chi phí cố định của nhà máy bằng cách hợp nhất các mã sản phẩm (SKU), thanh toán trước chi phí khuôn mẫu hoặc chấp nhận thời gian sản xuất dài hơn, bạn thường có thể đàm phán để hạ mức MOQ thực tế xuống.

Phương pháp hợp nhất: Giảm số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) với mức rủi ro thấp nhất

Phương án đàm phán số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) có khả năng thành công cao nhất đối với ngành hàng may mặc và các danh mục tương tự là phương pháp gộp đơn hàng: đặt hàng nhiều kiểu dáng hoặc màu sắc dựa trên cùng một mẫu thiết kế cơ bản để đạt được tổng khối lượng đơn hàng.

Ví dụ: Một khách hàng muốn đặt mua 150 chiếc áo polo màu trắng. Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) của nhà máy là 300 chiếc cho mỗi kiểu dáng và mỗi màu. Thay vì yêu cầu được miễn trừ quy định này, khách hàng đã đặt hàng như sau:

• 150 chiếc màu trắng
• 150 chiếc màu xanh hải quân

Tổng cộng: 300 đơn vị. Cùng kiểu cắt, cùng mẫu thiết kế, cùng chất liệu, chỉ khác về phối màu. Dù thế nào đi nữa, chi phí thiết lập của nhà máy cũng được phân bổ đều cho 300 đơn vị. Người mua thực tế chỉ cần đặt hàng tối thiểu 150 đơn vị cho mỗi phối màu.

Áp dụng điều này vào việc hợp nhất kiểu dáng: hai kiểu dáng cùng chất liệu vải, cùng cấu trúc may và cùng dải size. Một người mua đặt hàng 150 chiếc áo thun và 150 chiếc áo dài tay cùng loại vải cotton 180gsm tại cùng một nhà máy thường đủ điều kiện để được áp dụng mức giá dành cho đơn hàng 300 chiếc, mặc dù mỗi mã sản phẩm (SKU) riêng lẻ đều dưới ngưỡng tối thiểu. Hãy hỏi rõ ràng: “Nếu tôi gộp hai mẫu này trên cùng một loại vải, liệu tôi có thể cộng số lượng vào MOQ của quý vị không?”

Điều này cũng áp dụng cho ngành nội thất. Một khách hàng muốn mua 15 chiếc bàn ăn theo một mẫu thiết kế cụ thể thường có thể đáp ứng được số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) bằng cách thêm 15 chiếc ghế cùng mẫu, cùng loại gỗ, cùng lớp hoàn thiện và cùng đợt sản xuất.

Phương pháp cam kết dự báo: Mua sự linh hoạt trong tương lai

Các nhà máy quan tâm đến tính dự đoán được của doanh thu hơn là quy mô của bất kỳ đơn hàng riêng lẻ nào. Một người mua cam kết một cách đáng tin cậy về lịch trình mua hàng định kỳ có thể đàm phán để được giảm mức MOQ cho đơn hàng đầu tiên, đổi lại cho sự minh bạch đó.

Cách thực hiện như sau:

1. Hãy ghi lại bằng văn bản. Một thư cam kết không ràng buộc (không phải đơn đặt hàng, mà là tuyên bố ý định) nêu rõ số lượng và thời gian sẽ có tính thuyết phục hơn so với lời hứa miệng. Ví dụ như: “Nếu chất lượng đơn hàng đầu tiên đạt yêu cầu, chúng tôi dự định đặt hàng [X đơn vị mỗi quý] trong 12 tháng tới.” Các nhà máy biết rằng đây là cam kết không ràng buộc, nhưng nó thể hiện sự chín muồi trong kế hoạch.
2. Hãy đề cập đến doanh nghiệp của bạn. Hãy chia sẻ trang web, catalogue mới nhất hoặc các bằng chứng khác chứng minh bạn đang kinh doanh bán lẻ hoặc B2B. Nhà máy sẽ dành sự linh hoạt hơn cho người mua có cơ sở khách hàng đã được chứng minh so với một cá nhân không có lịch sử kinh doanh.
3. Hãy bắt đầu bằng việc đặt một đơn hàng thử nghiệm. Việc gọi rõ ràng đó là “đơn hàng thử nghiệm” sẽ giúp định vị số lượng ít hơn như một bước đánh giá chất lượng, chứ không phải là yêu cầu lâu dài. “Chúng tôi muốn sản xuất 200 đơn vị để kiểm tra chất lượng trước khi đặt đơn hàng mùa vụ đầy đủ gồm 1.200 đơn vị” là một cách trao đổi hợp lý. “Chúng tôi chỉ cần 200 đơn vị mà thôi” thì không phải
4. Hãy nêu cụ thể về khối lượng tiếp theo. Những lời hứa mơ hồ (“chúng tôi sẽ đặt hàng thêm”) thường bị bỏ qua. Ngược lại, những cam kết cụ thể (“nếu đạt tiêu chuẩn chất lượng, chúng tôi sẽ đặt hàng 600 đơn vị vào tháng 10”) lại được xem xét một cách nghiêm túc

Phương thức thanh toán cao cấp: Thanh toán cho trường hợp ngoại lệ

Nếu bạn thực sự cần một số lượng nhỏ hơn số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) và phương pháp gộp đơn hàng không áp dụng được, cách đơn giản nhất là trả một khoản phụ phí cho lô hàng nhỏ và coi đó là chi phí thực tế của đơn hàng đầu tiên.

Hầu hết các nhà máy đều chấp nhận sản xuất với số lượng dưới mức đặt hàng tối thiểu (MOQ) với mức phụ phí 10–25% so với giá FOB tiêu chuẩn. Một số nơi gọi đây là “phụ phí mẫu” hoặc “phí lô hàng nhỏ”. Với 200 đơn vị và mức phụ phí 15% trên giá FOB 6 USD cho mỗi chiếc áo sơ mi, tức là 0,90 USD/đơn vị, tổng cộng là 180 USD. Đối với đơn hàng thử nghiệm đầu tiên, 180 USD không phải là yếu tố quyết định.

Khi nào nên áp dụng phương pháp này: khi tỷ suất hoàn vốn (ROI) từ đơn hàng thử nghiệm đủ thuyết phục, khi có một kênh bán lẻ cụ thể đang chờ đón sản phẩm, hoặc khi cần phải có sự chấp thuận về chất lượng ở cấp độ mẫu trước khi có thể quyết định tiến hành sản xuất hàng loạt.

Khi nào không nên sử dụng: khi mô hình kinh tế đơn vị dài hạn của bạn yêu cầu áp dụng giá FOB tiêu chuẩn. Nếu bạn cần chi phí giao hàng đến nhà máy là 6 USD và khoản phụ phí lô hàng nhỏ khiến chi phí tăng lên 7,50 USD, hãy lên kế hoạch đặt hàng tối thiểu 300 đơn vị ngay từ đầu.

Các mức MOQ tiêu chuẩn theo từng danh mục và những yếu tố có thể thương lượng

Quần áo (cắt may):

• Tiêu chuẩn: 300–500 chiếc mỗi mẫu, mỗi màu
• Có thể thương lượng: 150–200 chiếc khi gộp đơn hàng hoặc áp dụng phụ phí; 100 chiếc đối với các sản phẩm có nhiều họa tiết thêu
• Sàn cứng: hầu hết các nhà máy sẽ không sản xuất dưới 100 chiếc cho mỗi đợt sản xuất

Đồ nội thất (mẫu thiết kế tiêu chuẩn trong danh mục sản phẩm của nhà máy):

• Tiêu chuẩn: 20–30 đơn vị cho mỗi SKU
• Có thể thương lượng xuống mức: 10–15 đơn vị nếu kết hợp với các mã sản phẩm (SKU) khác có cùng kiểu hoàn thiện và chất liệu
• Đối với các thiết kế theo yêu cầu: chi phí khuôn mẫu được tính riêng (5–20 triệu đồng / 200–800 USD); số lượng đặt hàng sẽ được thỏa thuận sau khi khuôn mẫu được phê duyệt

Đồ nội thất (thiết kế theo yêu cầu/OEM):

• MOQ được xác định dựa trên việc phân bổ chi phí khuôn mẫu. Cách tính: chi phí khuôn mẫu / chi phí khuôn mẫu chấp nhận được trên mỗi đơn vị = MOQ. Chi phí khuôn mẫu 600 USD được phân bổ với mức 3 USD/đơn vị = MOQ tối thiểu là 200 đơn vị để bù đắp chi phí khuôn mẫu

Thực phẩm chế biến (sản phẩm tiêu chuẩn):

• Tiêu chuẩn: 500–2.000 đơn vị đối với các sản phẩm đóng gói sẵn/mang nhãn hiệu riêng
• Hàng hóa rời: có thể thương lượng dựa trên hiệu quả kinh tế của container (một container cà phê 20 feet tương đương khoảng 14–18 tấn mét; đây thực chất là mức tối thiểu theo điều kiện FOB để việc vận chuyển trở nên hợp lý về mặt chi phí)
• Đối với các công thức tùy chỉnh hoặc công thức mang nhãn hiệu riêng: quy mô lô tối thiểu được xác định bởi thiết bị chế biến và không thể thương lượng

Các bộ phận công nghiệp:

• Chi phí khuôn mẫu luôn là yếu tố hạn chế. Hãy yêu cầu báo giá chi phí khuôn mẫu ngay từ đầu. Hãy tính chi phí này vào ngân sách như một khoản chi phí đã bỏ ra trong đơn hàng đầu tiên.
• Khi khuôn mẫu đã có sẵn, số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) cho các đơn hàng lặp lại thường thấp hơn nhiều so với số lượng tối thiểu ban đầu

Những điều các nhà máy cần từ bạn để đồng ý giảm số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ)

Rào cản hầu như không bao giờ nằm ở cuộc trò chuyện. Đó chính là độ tin cậy của người mua.

Trước khi yêu cầu được miễn áp dụng số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ), quý khách vui lòng cung cấp:

Một bộ tài liệu kỹ thuật đầy đủ và rõ ràng. Một khách hàng gửi bộ tài liệu kỹ thuật đầy đủ, bao gồm thông số kỹ thuật vật liệu, phạm vi dung sai, bản thiết kế nhãn mác và bảng phân loại kích cỡ, cho thấy năng lực vận hành của họ. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro cho nhà máy về việc đơn hàng có thể phải trải qua nhiều vòng chỉnh sửa. Bộ tài liệu kỹ thuật không đầy đủ là yếu tố dự báo lớn nhất dẫn đến thất bại trong đơn hàng đầu tiên, và các nhà máy đều nhận thức rõ điều này

Lịch sử thanh toán hoặc giấy xác nhận tài chính. Những khách hàng mới yêu cầu ưu đãi thường tiềm ẩn rủi ro cao hơn so với những khách hàng đã quen biết. Nếu bạn đã có thành tích hợp tác với các nhà máy khác tại Việt Nam, hãy đề cập đến điều này kèm theo thông tin tham chiếu. Nếu bạn mới tham gia thị trường Việt Nam nhưng đã có nhà cung cấp ở một quốc gia khác, hãy cung cấp thông tin tham chiếu đó

Một lịch trình giao hàng thực tế. Những khách hàng cần sản phẩm “càng sớm càng tốt” và không chịu nhượng bộ ở bất kỳ điểm nào đều gây khó khăn về mặt vận hành. Ngược lại, những khách hàng có thể nói rằng “chúng tôi cần nhận hàng trước ngày 15 tháng 9 và có thể chấp nhận việc sản xuất bắt đầu từ ngày 1 tháng 8” sẽ tạo ra khoảng trống cho nhà máy trong việc lập kế hoạch, điều này rất có giá trị trong việc sắp xếp lịch trình đơn hàng của quý vị

Không có thay đổi về thông số kỹ thuật trong quá trình sản xuất. Không có gì làm mất lòng tin của nhà máy nhanh hơn việc người mua thay đổi thông số kỹ thuật khi quá trình lấy mẫu đang diễn ra. Sự cam kết mà bạn thể hiện trong bộ tài liệu kỹ thuật, quá trình phê duyệt mẫu và quy trình đặt hàng sẽ quyết định mức độ linh hoạt của nhà máy trong cuộc đàm phán tiếp theo của bạn.

Để giúp quý vị xác định các nhà máy phù hợp với khối lượng và danh mục sản phẩm của mình, VietConnect cung cấp danh sách hơn 549 nhà sản xuất Việt Nam đã được xác minh trong tất cả các danh mục chính. Để được tư vấn tìm nguồn cung ứng, bao gồm giới thiệu nhà máy và hỗ trợ đơn hàng đầu tiên, vui lòng truy cập: tradewithviet.com/contact.

Khi nào nên từ chối một cuộc đàm phán về số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) thấp

Không phải mọi cuộc đàm phán về số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) đều đáng để tiến hành. Nếu số lượng đặt hàng tối thiểu tiêu chuẩn của nhà máy gấp 10 lần số lượng mục tiêu của bạn, điều đó cho thấy sự không phù hợp về phân khúc thị trường — nhà máy này phục vụ một phân khúc khách hàng mà đơn hàng của bạn không thuộc về. Việc theo đuổi thỏa thuận này sẽ tốn thời gian và thường dẫn đến những sự thỏa hiệp gây bất lợi cho bạn ở giai đoạn sản xuất.

Lựa chọn tốt hơn: tìm những nhà máy có số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) tiêu chuẩn gần với quy mô đơn hàng của bạn. Một nhà máy có quy mô sản xuất lý tưởng là 200 đơn vị sẽ hoạt động khác hẳn so với nhà máy có số lượng đặt hàng tối thiểu là 3.000 đơn vị. Cả hai loại nhà máy này đều có mặt tại Việt Nam. Danh bạ VietConnect cho phép lọc theo quy mô nhà máy và phạm vi đơn hàng tối thiểu, giúp khớp khối lượng đặt hàng của người mua với loại nhà cung cấp trước khi liên hệ lần đầu.

Để được tư vấn về tìm nguồn cung ứng và giới thiệu các nhà máy phù hợp với khối lượng và danh mục sản phẩm cụ thể của quý vị, vui lòng truy cập: tradewithviet.com/contact.