CO/CQ and Vietnam Export Documents Explained

Thời gian đọc: 8 phút

Tại sao thủ tục xuất khẩu của Việt Nam lại phức tạp hơn so với dự kiến của phần lớn người mua

Hệ thống thủ tục xuất khẩu của Việt Nam phản ánh vị thế của nước này với tư cách là thành viên ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do có phạm vi chồng chéo. Việt Nam là thành viên của các Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN (với Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ, Úc-New Zealand) và CPTPP^[2] (Canada, Úc, Nhật Bản, Mexico, New Zealand và các nước khác), và Hiệp định Thương mại Tự do EU-Việt Nam (EVFTA)^[1] (Liên minh Châu Âu). Mỗi Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) đều sử dụng các mẫu chứng nhận xuất xứ (CO) khác nhau, các tiêu chí quy tắc xuất xứ khác nhau và các quy trình xác minh khác nhau tại cơ quan hải quan nước nhập khẩu.

Đối với người mua đến từ các quốc gia không có Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) nào với Việt Nam (ví dụ như người mua từ Mỹ trong hầu hết các nhóm hàng), thủ tục giấy tờ đơn giản hơn nhưng vẫn yêu cầu Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) không ưu đãi và bộ hồ sơ thương mại đầy đủ. Mức độ phức tạp sẽ tăng lên tùy thuộc vào hiệp định thương mại mà quý vị dự định áp dụng.

Việc nắm rõ chuỗi thủ tục giấy tờ ngay từ đầu sẽ giúp tránh được hai hậu quả thường gặp và tốn kém: chậm trễ trong việc dỡ hàng tại cảng đích do thiếu hoặc sai giấy tờ, và mất cơ hội tiết kiệm thuế do nộp mẫu CO sai hoặc không chứng minh được ngưỡng RVC (Giá trị nội địa khu vực).

Bộ tài liệu xuất khẩu cốt lõi

Mỗi lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam đều phải có các tài liệu cơ bản sau đây:

Hóa đơn thương mại: Do nhà xuất khẩu Việt Nam lập. Phải bao gồm: tên và địa chỉ của người bán và người mua, cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng, mã HS (mã HS xuất khẩu của Việt Nam), mô tả hàng hóa, số lượng, giá đơn vị, tổng giá trị và các điều kiện Incoterms^[3] (FOB, CIF, v.v.). Giá trị trên hóa đơn là cơ sở để xác định giá trị hải quan tại điểm đến.

Danh sách hàng hóa: Chi tiết theo từng thùng carton, bao gồm trọng lượng tổng, trọng lượng tịnh, kích thước và nội dung của từng thùng. Tài liệu này là bắt buộc để làm thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa. Số lượng và mô tả trong tài liệu này phải hoàn toàn trùng khớp với hóa đơn thương mại.

Vận đơn (BL) hoặc Phiếu vận chuyển hàng không (AWB): Được phát hành bởi hãng vận chuyển. Vận đơn (BL) vừa đóng vai trò là biên nhận hàng hóa, vừa là chứng từ chứng nhận quyền sở hữu (đối với các vận đơn có thể chuyển nhượng). Các trường “bên được thông báo” và “người nhận hàng” phải trùng khớp chính xác với thông tin mà đại lý hải quan tại điểm đến của quý khách đã lưu trong hồ sơ.

Tờ khai hải quan xuất khẩu: Được nhà xuất khẩu Việt Nam nộp lên Tổng cục Hải quan Việt Nam. Đây là giấy đăng ký xuất khẩu hải quan, tài liệu xác nhận hàng hóa đã xuất khẩu hợp pháp khỏi Việt Nam theo mã HS và giá trị đã khai báo. Người mua nên yêu cầu bản sao tài liệu này làm bằng chứng về việc xuất khẩu hợp pháp.

Giấy chứng nhận xuất xứ (CO): Xác nhận hàng hóa có xuất xứ từ Việt Nam. Mẫu đơn và cơ quan cấp chứng nhận tùy thuộc vào điểm đến và hiệp định thương mại được áp dụng (xem phần tiếp theo).

Không bắt buộc nhưng thường được yêu cầu:

• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ) / Giấy chứng nhận sự phù hợp (CoC): Được cấp bởi các cơ quan kiểm định được ủy quyền của Việt Nam (VINACONTROL, QUATEST, SGS Vietnam) để xác nhận hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng quy định. Đây là yêu cầu bắt buộc trong một số hợp đồng của người mua, của một số cơ quan hải quan tại nước nhập khẩu và trong nhiều điều khoản của thư tín dụng.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (đối với các sản phẩm nông nghiệp): Do Cục Bảo vệ Thực vật trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (MARD) cấp. Là yêu cầu bắt buộc đối với các sản phẩm có nguồn gốc thực vật tại hầu hết các thị trường nhập khẩu.
• Giấy chứng nhận sức khỏe (đối với thực phẩm có nguồn gốc động vật): Do Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (MARD) cấp (đối với thủy sản và thịt) hoặc Cục Quản lý Dược phẩm (DPM) cấp (đối với thực phẩm có nguồn gốc thực vật). Đây là yêu cầu bắt buộc của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA), Liên minh Châu Âu (EU) và hầu hết các thị trường khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (APAC) đối với các lô hàng thực phẩm.
• Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS): Giấy chứng nhận do bộ, ngành có thẩm quyền của Việt Nam cấp, xác nhận sản phẩm được bán tự do tại Việt Nam. Đây là yêu cầu bắt buộc của một số thị trường nhập khẩu đối với mỹ phẩm, thiết bị y tế và thực phẩm chức năng.

Các mẫu Giấy chứng nhận xuất xứ theo Hiệp định thương mại

Mẫu B (Không ưu đãi): Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) tiêu chuẩn áp dụng cho các lô hàng không yêu cầu áp dụng mức thuế ưu đãi theo Hiệp định Thương mại Tự do (FTA). Được sử dụng cho các lô hàng xuất khẩu sang Hoa Kỳ thuộc hầu hết các mặt hàng, các lô hàng xuất khẩu sang các quốc gia không nằm trong phạm vi áp dụng của Hiệp định Thương mại Tự do (FTA), và các lô hàng không đáp ứng các yêu cầu về Quy tắc xuất xứ (ROO). Giấy chứng nhận này do VIETRADE hoặc các Phòng Thương mại được ủy quyền cấp. Chi phí: khoảng 100.000–200.000 VND (4–8 USD) cho mỗi CO. Thời gian xử lý: 1–3 ngày làm việc

Mẫu D (ASEAN): Áp dụng cho hoạt động thương mại giữa các quốc gia thành viên ASEAN theo Hiệp định Thương mại Hàng hóa ASEAN (ATIGA). Dùng cho các lô hàng xuất khẩu sang Thái Lan, Malaysia, Indonesia, Philippines, Singapore, Brunei, Campuchia, Lào, Myanmar. Mức thuế ưu đãi theo ATIGA đối với hầu hết các mặt hàng là 0-5%. Do VIETRADE cấp. Ngưỡng RVC: 40% hoặc Thay đổi Phân loại Thuế quan (CTC)

Mẫu E (Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN-Trung Quốc): Đối với các lô hàng xuất khẩu sang Trung Quốc đại lục được hưởng mức thuế ưu đãi theo Hiệp định Thương mại Tự do Trung Quốc - Việt Nam (ACFTA). Mức giảm thuế đáng kể đối với hàng hóa chế tạo. Do VIETRADE cấp. Ngưỡng RVC: 40%

Mẫu AK (Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN-Hàn Quốc): Đối với các lô hàng xuất khẩu sang Hàn Quốc theo Hiệp định AKFTA. Do VIETRADE hoặc VCCI cấp

Mẫu AJ (Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN-Nhật Bản) / Mẫu VJ (Hiệp định Đối tác Kinh tế Việt Nam-Nhật Bản): Đối với Nhật Bản. Việt Nam cũng có Hiệp định thương mại song phương VJEPA với Nhật Bản. Hãy kiểm tra xem hiệp định nào mang lại mức thuế ưu đãi hơn cho mã HS của bạn

Mẫu AI (Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN-Ấn Độ): Đối với Ấn Độ. Mức thuế AIFTA áp dụng cho các dòng thuế cụ thể; không phải tất cả các sản phẩm đều đủ điều kiện

Mẫu AANZ (Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN-Úc-New Zealand): Áp dụng cho Úc và New Zealand. Các mức thuế ưu đãi theo Hiệp định Thương mại Tự do Úc-New Zealand (AANZFTA) được quy định trong biểu thuế do Bộ Ngoại giao và Thương mại Úc (DFAT) và Tổng cục Hải quan New Zealand công bố. Do VIETRADE phát hành

Giấy chứng nhận lưu chuyển hàng hóa EUR.1 (EVFTA): Áp dụng cho các lô hàng xuất khẩu sang các quốc gia thành viên EU yêu cầu áp dụng mức thuế ưu đãi theo Hiệp định EVFTA. Do VIETRADE hoặc cơ quan được VIETRADE ủy quyền cấp. Đây là loại CO yêu cầu nhiều tài liệu nhất: nhà xuất khẩu phải chứng minh được rằng hàng hóa đáp ứng các quy tắc xuất xứ của EVFTA (thường là tiêu chí chuyển đổi đáng kể hoặc ngưỡng giá trị gia tăng (RVC) từ 40-60% tùy theo loại hàng hóa). Thời gian xử lý: 3-5 ngày làm việc. Hải quan EU có thể yêu cầu cung cấp tài liệu bổ sung. Ngoài ra, các nhà cung cấp là “Nhà xuất khẩu đã đăng ký” (REX) theo hệ thống của EU có thể tự chứng nhận xuất xứ trên hóa đơn.

Giấy chứng nhận xuất xứ CPTPP (Mẫu CPTPP): Đối với các nước thành viên CPTPP (Canada, Mexico, Peru, Chile, Úc, New Zealand, Nhật Bản, Singapore, Brunei, Malaysia). CPTPP áp dụng hệ thống tự chứng nhận, theo đó nhà xuất khẩu có thể tự chứng nhận xuất xứ trực tiếp trên hóa đơn, vận đơn hoặc trên một tờ khai xuất xứ riêng biệt. Không cần phải có mẫu Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) riêng nếu nhà xuất khẩu được ủy quyền tự chứng nhận. Tuy nhiên, nhà xuất khẩu phải lưu giữ bằng chứng được lập thành văn bản về việc tuân thủ Quy tắc xuất xứ (ROO) trong hồ sơ.

Quy tắc xuất xứ: Tài liệu đằng sau tài liệu

Giấy chứng nhận xuất xứ chỉ có giá trị khi hàng hóa thực sự đáp ứng các quy tắc xuất xứ của hiệp định được viện dẫn. Quy tắc xuất xứ (RO) là nơi thường xảy ra các trường hợp vi phạm quy định, và cũng là nơi cơ quan hải quan nước nhập khẩu tiến hành kiểm tra sau thông quan.

Hoàn toàn thu được (WO): Áp dụng cho các sản phẩm sơ cấp, hàng hóa nông nghiệp được trồng, thu hoạch hoặc đánh bắt tại Việt Nam, khoáng sản được khai thác tại Việt Nam. Không sử dụng nguyên liệu đầu vào nhập khẩu. Quy trình đơn giản đối với cà phê, hải sản, gạo và tiêu.

Nội dung giá trị khu vực (RVC): Áp dụng cho hàng hóa chế tạo. Tỷ lệ phần trăm giá trị sản phẩm có nguồn gốc từ Việt Nam (hoặc khu vực đối tác Hiệp định Thương mại Tự do). Mức ngưỡng thay đổi: ATIGA áp dụng 40%, EVFTA áp dụng 30–50% tùy theo nhóm hàng. RVC = (Giá FOB – Giá trị nguyên liệu không có xuất xứ) / Giá FOB × 100.

Thay đổi phân loại thuế quan (CTC): Sản phẩm thành phẩm có chương hoặc mục mã HS khác với các nguyên liệu không có nguồn gốc xuất xứ được sử dụng để sản xuất ra nó. Tiêu chí này được áp dụng trong Hiệp định CPTPP đối với nhiều nhóm sản phẩm chế tạo.

Nhà cung cấp Việt Nam của quý vị cần tính toán và lập hồ sơ về thử nghiệm RVC hoặc CTC áp dụng cho từng sản phẩm mà họ xuất khẩu theo Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) ưu đãi. Nhiều nhà máy thực hiện việc này một cách thường xuyên. Tuy nhiên, một số nhà máy lại không làm như vậy, đặc biệt là các nhà máy quy mô nhỏ hoặc những đơn vị mới bắt đầu áp dụng Hiệp định thương mại tự do (FTA). Hãy yêu cầu họ cung cấp bảng tính toán quy tắc xuất xứ (ROO) cho sản phẩm cụ thể của quý vị trước khi cho rằng Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) mà họ cung cấp là hợp lệ.

Danh sách kiểm tra thực tế: Những điều cần xác nhận trước mỗi lô hàng

Trước khi lô hàng của quý khách rời Việt Nam, vui lòng xác nhận các nội dung sau với nhà cung cấp và công ty giao nhận:

• [ ] Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói trùng khớp về số lượng mặt hàng, trọng lượng và mô tả
• [ ] Mã HS trên hóa đơn trùng khớp với mã được khai báo trong tờ khai xuất khẩu
• [ ] Loại biểu mẫu CO phù hợp với Hiệp định thương mại tự do (FTA) mà quý vị đang yêu cầu áp dụng cho thị trường đích
• [ ] Giấy chứng nhận CO do cơ quan có thẩm quyền cấp (VIETRADE, VCCI hoặc Phòng Thương mại được VIETRADE ủy quyền)
• [ ] Đối với Hiệp định EVFTA: Giấy chứng nhận EUR.1 đã được ký và đóng dấu; hoặc trên hóa đơn có ghi thông tin tự chứng nhận REX từ một nhà xuất khẩu được ủy quyền theo hệ thống REX
• [ ] Đối với lô hàng thực phẩm: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật hoặc giấy chứng nhận y tế được đính kèm theo yêu cầu của nước nhập khẩu
• [ ] Thông tin về người nhận hàng và bên được thông báo trên vận đơn là chính xác (sự không khớp ở đây sẽ làm chậm trễ việc thông quan)
• [ ] Nếu điều kiện thanh toán bằng LC (thư tín dụng): tất cả các yêu cầu về chứng từ được quy định trong LC phải được đáp ứng trước ngày giao hàng

Độ chính xác của mã HS: Nền tảng của việc tuân thủ quy định về tài liệu

Mã HS mà quý vị khai báo sẽ quyết định: mức thuế suất áp dụng, mẫu đơn CO và phương pháp kiểm tra RVC được áp dụng, việc có cần giấy phép nhập khẩu tại điểm đến hay không, cũng như việc có áp dụng thuế chống bán phá giá hay thuế đối kháng hay không.

Các nhà xuất khẩu Việt Nam đôi khi sử dụng mã HS gần đúng, đặc biệt là các nhà máy quy mô nhỏ không có nhân viên chuyên trách về tuân thủ thương mại. Người mua nên tự kiểm tra mã HS 8 chữ số chính xác cho sản phẩm của mình trong biểu thuế của nước nhập khẩu:

• Hoa Kỳ: HTS (Bảng thuế quan hài hòa) tại hts.usitc.gov
• EU: TARIC tại ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/taric/
• Vương quốc Anh: Biểu thuế toàn cầu của Vương quốc Anh tại gov.uk/trade-tariff
• Úc: Biểu thuế hải quan Úc tại abf.gov.au

Hãy sử dụng công cụ tra cứu mã HS tại tradewithviet.com/tools/hs-code để xác định mã HS chính xác cho sản phẩm của quý vị và kiểm tra mức thuế áp dụng đối với hàng hóa có xuất xứ từ Việt Nam theo từng thị trường.

Chỉ một sai sót nhỏ trong mã HS cũng có thể khiến bạn mất đi mức thuế ưu đãi tương đương 5–15% giá trị lô hàng. Đối với một lô hàng trị giá 100.000 USD, số tiền thuế có thể tránh được là từ 5.000 đến 15.000 USD. Hãy kiểm tra kỹ trước khi làm thủ tục khai báo lô hàng.

Đối với các bên mua lần đầu tiên hợp tác với Việt Nam, dịch vụ tư vấn tìm nguồn cung ứng của Trade With Viet bao gồm buổi hướng dẫn về thủ tục giấy tờ, trong đó nêu rõ các yêu cầu về Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) dành cho sản phẩm cụ thể và điểm đến của quý vị. Đặt lịch tại tradewithviet.com/contact.